synchronisation des fichiers sur le bureau est devenue une fonctionnalité courante de nos jours. C’est compréhensible, car il est beaucoup plus pratique de travailler à partir d’un lecteur C : personnel dans un environnement d’explorateur de fichiers très familier plutôt que de se connecter à SharePoint à chaque fois. De plus, le Wi-Fi n’est pas toujours présent et les utilisateurs souhaitent un accès continu à leurs documents. Cela dit, la synchronisation des fichiers sur le bureau de l’utilisateur présente un ensemble de défis pour une organisation et pour l’utilisateur La . Aujourd’hui, permettez-moi d’expliquer comment désactiver la synchronisation dans SharePoint.
Problèmes de synchronisation
Si vous comptez sur des fichiers et dossiers synchronisés, cela signifie que vous n’utilisez pas toutes les fonctionnalités incroyables de gestion de documents SharePoint, telles que les métadonnées ou la gestion des versions , qui ne sont pas disponibles dans l’Explorateur Windows !
Lire également : Optimisez votre gestion de fichiers et de dossiers sur votre ordinateur pour une meilleure organisation
A lire également : Les meilleures pratiques pour une rédaction et une mise en page professionnelle dans Word
Suppressions accidentelles
Lorsque vous supprimez un fichier ou un dossier dans SharePoint, un avertissement s’affiche. Lorsque vous supprimez un dossier de la bibliothèque de documents SharePoint synchronisée, il est supprimé sans aucun avertissement. Et comme il s’agit d’une synchronisation bidirectionnelle, vos fichiers sont également automatiquement supprimés dans SharePoint. Oui, vous pouvez toujours restaurer ces fichiers à partir de la corbeille, mais vous ne voulez pas aller aussi loin. Vous voudrez peut-être lire cet article pour savoir comment arrêter la synchronisation afin d’éviter les suppressions accidentelles.
Propriété Intellectuelle partout
Le plus gros problème de la synchronisation OneDrive est peut-être que vous disposerez de la propriété intellectuelle partout. Avec la synchronisation, les données ne se trouvent pas dans un seul endroit dans SharePoint, elles se trouvent sur les ordinateurs portables de tout le monde. Et vous savez bien ce qui peut se passer lorsque des utilisateurs emportent des ordinateurs portables dans des cafés et des aéroports, et que ces ordinateurs portables sont volés. Vous avez maintenant les dossiers de votre entreprise entre les mains de quelqu’un.
Ainsi, bien que la synchronisation soit sans aucun doute une fonctionnalité pratique, réfléchissez-y à deux fois avant de permettre à vos utilisateurs d’utiliser ça. La synchronisation est activée par défaut dans SharePoint. Donc, si vous souhaitez le désactiver, il existe plusieurs façons de le faire.
Option 1 : Désactiver la synchronisation au niveau de la bibliothèque
Si vous souhaitez généralement autoriser la synchronisation dans votre environnement, mais restreindre la synchronisation de bibliothèques spécifiques, vous pouvez désactiver la synchronisation localement, pour une bibliothèque de documents donnée. Voici comment procéder :
- Accédez à la bibliothèque dans laquelle vous souhaitez désactiver la synchronisation, puis cliquez sur Icône d’engrenage > Paramètres de la bibliothèque
- Cliquez sur Advanced Settings
- Faites défiler la page jusqu’au milieu de la page, puis sous Disponibilité du client hors ligne, sélectionnez Non (Oui par défaut)
- Cliquez sur OK en bas
- Vous remarquerez maintenant que la bibliothèque n’a pas de bouton Synchroniser
- Et d’ailleurs, si l’utilisateur a synchronisé cette bibliothèque avant sync-désactivation, il verra apparaître le message suivant sur son écran. Ils conserveront toujours les données qu’ils ont synchronisées antérieurement, quoi
Option 2 : Désactiver la synchronisation au niveau du site
Vous pouvez aller plus loin et désactiver la synchronisation pour un site donné. Très important à noter, je parle ici de sites et non de collections de sites. Cliquez ici pour comprendre la différence. Cette astuce peut être utile si je suis propriétaire d’un site et que j’ai plusieurs bibliothèques de documents sur mon site .
- Accédez au site sur lequel vous souhaitez désactiver la synchronisation. Cliquez sur l’icône d’engrenage > Informations sur le site
- Cliquez sur Afficher tous les paramètres du site. Si vous êtes sur la page wiki classique, vous pouvez cliquer sur Icône d’engrenage > Paramètres du site au lieu de ces deux étapes.
- Cliquez sur Rechercher et disponibilité hors ligne sous Recherche
- Sous Client hors ligne Disponibilité sélectionnez Non (la valeur par défaut est Oui)
- Cliquez sur OK en bas de la page
- Comme pour les modifications apportées à la bibliothèque ci-dessus, vous verrez le bouton Synchroniser disparaître de la bibliothèque (ou de toutes les bibliothèques situées sur ce site).
Comment désactiver la synchronisation du OneDrive de l’utilisateur
Vous pouvez également empêcher la synchronisation du OneDrive Entreprise de l’utilisateur. De cette façon, les utilisateurs ne pourront pas accéder à leurs fichiers s’ils ne se connectent pas à OneDrive via un site Web. Pour cela, procédez comme suit :
- App Launcher > Admin
- Accédez au centre d’administration OneDrive,
- Cliquez sur Synchroniser, puis décochez la case Afficher le bouton Synchroniser sur le site Web OneDrive (elle est cochée par défaut), puis cliquez sur Enregistrer
- Attendez quelques heures (il faut un certain temps pour se propager via le locataire)
- Vous remarquerez maintenant que la synchronisation le bouton dans OneDrive de l’utilisateur a disparu
