Dans le monde professionnel actuel, la communication par courrier électronique est incontournable. Vous devez savoir maîtriser et organiser votre boîte de réception pour une gestion optimale du temps et des ressources. Une boîte de réception encombrée et désorganisée peut nuire à la productivité, provoquer des retards et même engendrer des perturbations dans les relations professionnelles. Pour éviter ces désagréments, il est crucial de connaître les astuces et les outils permettant d’optimiser l’organisation de votre messagerie électronique. Découvrez les meilleures pratiques pour gérer efficacement les emails, allant des techniques de tri aux paramètres de notification.
Plan de l'article
Boîte mail en vrac Conséquences désastreuses
Dans notre monde moderne, la communication professionnelle passe avant tout par les mails. Il faut maîtriser l’organisation de sa boîte mail pour gagner en efficacité et productivité. Effectivement, une mauvaise organisation peut causer une perte significative de temps dans le tri des messages et nuire à la réactivité nécessaire dans certains contextes. Par exemple, un mail urgent noyé au milieu d’une multitude d’autres sera difficilement détectable.
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Au-delà du temps perdu à chercher un message ou à répondre tardivement aux urgences, une boîte mail mal organisée peut aussi générer du stress inutile et impacter négativement votre bien-être psychologique au travail.
La bonne nouvelle, c’est que des astuces simples existent pour optimiser la gestion de vos emails. Il s’agit notamment du tri des messages par catégorie (spam/publicités/abonnements), mais aussi en fonction de leur importance et urgence grâce aux étoiles/priorités/filtres personnalisés selon l’urgence/couleur/marque-page.
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Il est recommandé de prendre régulièrement le temps d’épurer sa boîte mail en supprimant les mails obsolètes ou non utiles afin d’alléger celle-ci.
Pour aller plus loin dans cette démarche visant à améliorer votre productivité au quotidien, vous pouvez utiliser divers outils tels que ceux fournis par Google comme Gmail, qui propose aujourd’hui plusieurs options avancées permettant ainsi une meilleure organisation, telles que ‘Inbox Zero’.
Triez vos mails en un clin d’œil grâce à ces astuces
Il est possible de mettre en place des règles automatiques pour trier les messages à l’arrivée. Cette option permet d’attribuer aux mails un label ou une catégorie selon le destinataire, l’objet du mail ou encore la présence d’une pièce jointe.
Les filtres personnalisés sont aussi très utiles car ils permettent de regrouper dans un dossier unique tous les mails provenant d’un même expéditeur ou contenant certains mots-clés. Ces filtres peuvent être associés à des actions spécifiques comme le déplacement vers un dossier particulier ou la mise en évidence par une couleur.
Une autre astuce consiste à utiliser les raccourcis clavier qui vous feront gagner beaucoup de temps lors du traitement des mails. Par exemple, appuyez sur ‘K’ pour passer au message précédent et sur ‘J’ pour aller au suivant ; utilisez ‘Espace’ pour faire défiler rapidement vos messages ; tapez directement votre recherche dans la barre de recherche plutôt que de naviguer manuellement dans vos dossiers.
N’hésitez pas à désactiver les notifications sonores et visuelles dès que possible afin de ne pas être perturbé(e) constamment par l’apparition intempestive de nouveaux messages.
Gérez les emails urgents comme un pro
Vous devez savoir gérer les e-mails urgents qui nécessitent une réponse rapide. Pour cela, voici quelques astuces :
• Prenez le temps de bien lire chaque e-mail avant d’y répondre pour éviter toute confusion ou malentendu.
• Si vous ne pouvez pas traiter immédiatement un message urgent, utilisez la fonctionnalité de ‘marquage’ pour qu’il reste visible dans votre boîte de réception et revenez-y plus tard lorsque vous aurez du temps disponible.
• Utilisez la fonctionnalité de ‘réponse automatique‘ si vous êtes indisponible pendant une période prolongée afin que les expéditeurs sachent que leur message a été reçu mais qu’il sera traité ultérieurement.
• N’hésitez pas à utiliser l’option ‘répondre avec copie cachée‘ si vous devez échanger des informations confidentielles avec certains destinataires sans risquer d’exposer ces informations aux autres participants à la conversation.
En appliquant ces astuces simples mais efficaces, vous devriez être en mesure de mieux organiser votre boîte e-mail et ainsi gagner beaucoup de temps au quotidien.
Les outils qui vous feront aimer votre boîte mail
Les outils et applications pour une gestion optimale de vos e-mails sont nombreux sur le marché. Vous pouvez choisir parmi les options suivantes :
• Boomerang vous permet de programmer l’envoi d’e-mails à un moment donné, ce qui est particulièrement pratique si vous voulez écrire des messages à l’avance et les envoyer plus tard.
• Trello est un service sous forme de tableau virtuel dans lequel vous pouvez organiser votre travail comme bon vous semble, y compris la gestion des e-mails.
• Inbox by Gmail, une application mobile gratuite développée par Google, offre plusieurs fonctionnalités innovantes telles que la possibilité de regrouper les e-mails similaires ensemble ou encore la fonction ‘Snooze’ qui permet de mettre en attente certains messages pour mieux s’en occuper plus tard.
• Hiver HQ est un service professionnel pour gérer les e-mails avec des fonctions efficaces telles que la délégation d’e-mails aux membres appropriés de votre équipe ou encore le suivi des tâches associées à chaque message reçu.
Il ne faut pas oublier qu’il existe aussi certains cas où il serait préférable d’utiliser uniquement du papier. Il s’agit notamment lorsque vous devez conserver une trace écrite physique pour l’archivage ou bien lorsqu’une signature manuscrite est nécessaire. Dans ces cas-là, passer au digital n’est pas possible, mais cela reste néanmoins très minoritaire.
Trouver l’outil correspondant à vos besoins spécifiques peut être crucial pour améliorer grandement votre productivité et votre organisation.